Mapper og fællesdrev som dokument- og sagsstyring

I rigtig mange organisationer består dokumenthåndteringen af et fælles netværksdrev, hvor medarbejderne deler deres dokumenter. Når der oprettes en ny sag eller et nyt projekt, får det en særlig mappe på fællesdrevet, måske en egen server eller netværksshare.

Fungerer det? Tja... Der er et særligt sted, hvor man kan lægge sine dokumenter, og hvor ens kolleger også kan se og finde dem. Måske. It-afdelingen sørger for backup af fællesdrevet, sandsynligvis. Så langt, så godt.

Men er det hurtigt at finde et dokument, som en anden har lavet? Det kan meget let afhænge af, hvor sigende filnavnet er. Men skal du så finde den nyeste version af dokumentet, vil du ofte opleve, at der ligge mange versioner af det samme dokument, og at fildatoen ikke nødvendigvis siger, hvilken udgave der er seneste version. Så kan dokumenthåndtering via fælles netværksdrev hurtigt begynde at blive en irriterende tidsrøver.

Med denne type dokumenthåndtering kan du heller ikke se, hvem der har modtaget et dokument og hvornår. Hvis et dokument indgår i flere sammenhænge, vil du typisk være tvunget til at kopiere det til flere forskellige sags- eller projektmapper. Og så bliver udfordringen med at finde et særligt dokument i den nyeste version endnu større.

ESDH-systemer

Den mere strukturerede tilgang med særlige dokument- og sagshåndteringssystemer - ESDH, elektronisk sags- og dokumenthåndtering - har imidlertid også sine udfordringer. De er nødvendige, når der er særlige krav såsom forvaltningsretlige regler inden for det offentligt eller compliance-regler som inden for finanssektoren eller medico-branchen. Men disse systemer er ofte ikke ligefrem elskede blandt medarbejderne, der mange gange opfatter dem som bureaukratiske og besværlige at bruge.

Det kan der være noget om, hvis man alene ser på dokumentoprettelsesfunktionen, hvor en række metadata og -relationer skal registreres. Det betyder, at oprettelsen i dokumenthåndteringssystemet ofte udskydes til (langt) senere og/eller overlades til en anden - en sekretær, hvis disse stadig eksisterer i organisationen.

ESDH-systemer sikrer til gengæld en masse andre ting, men fordelene viser sig (desværre) som regel først efterfølgende:

• Robust versionsstyring, herunder check-ud og check-ind, så flere personer ikke samtidig ændrer i det samme dokument (jeg har svært ved at se de store fordele i real-time collaboration, som er indbygget i Google Docs og Microsoft Office 2016).
• Let at finde dokumenter, også andres, da der er langt flere søgemuligheder end filnavnet.
• Muligt at tilknytte et dokument til flere sager/projekter uden at skulle kopiere det til flere lokationer.
• Du skal typisk ikke tænke på unikke filnavne og lagring, da dette håndteres automatisk af ESDH-systemet.
• Du kan sikre sporbarhed på en lang række parametre.

cattaDoc - Dokument- og projektstyring med åben kildekode

cattaDoc er udviklet, fordi jeg blev træt af dokumentstyring baseret på mapper og fællesdrev, og fordi jeg qua WorkSAFE var klar over, at der var bedre alternativer og vidste, hvordan disse kunne tage sig ud.

cattaDoc er som udgangspunkt et digitalt dokumenthåndteringssystem med tilknyttede projektstyringsfaciliteter baseret på PRINCE2, hvor projekter (samt progammer og projektporteføljer) betragtes som særlige afarter af sager. Det har alle de basale ESDH-funktioner som beskrevet ovenfor. Desuden er det web-baseret, så det kan tilgås alle steder fra, blot der er adgang til internettet.

En ny release 5 af cattaDoc er blevet frigivet med et moderniseret layout, der bl.a. automatisk tilpasser sig forskellige skærmstørrelser og dermed fungerer bedre på f.eks. tablets som iPad.