Digitalisering = Forandring

Når man digitaliserer, er det vigtigt ikke blot at automatisere eksisterende (papir-)arbejdsgange, men gentænke de muligheder, som teknologien giver, med formålet for opgaven. Næsten alle digitaliseringsprojekter er derfor også forandringsprojekter med ændrede, optimerede arbejdsprocesser samt ledelses- og organisationsomlægninger.

Når digitaliseringsprojekter fejler, er det oftest ikke it-delen, der er hovedårsagen, men derimod de mere "bløde" forandringselementer, der ikke er håndteret ordentligt eller tilstrækkeligt. It-fejl findes som regel hurtigt og rettes. Det er langt sværere at rette brugernes holdning til et nyt it-system, når de først er blevet irriterede, skuffede eller det, der er endnu værre.

Derfor er det en stor fordel at inddrage brugerne så ofte og så tidligt, det er muligt. Det betyder, at små iterative projektforløb, hvor brugerne hurtigt præsenteres for værdiskabende ændringer - og helst også tager dem i brug - langt er at foretrække fremfor store "big bang"-projekter, hvor man venter i årevis på et nyt, stort it-system, som implementerer alle ændringer på én gang.

Men digitalisering binder. Et it-system er som regel bundet til en bestemt måde at udføre opgaverne på. Jo større automatisering, jo mere binding. Det glemmes desværre alt for ofte på ledelsesniveau, når der gennemføres oganisationsomlægninger. Her afsættes der sjældent tid og penge til den nødvendige omlægning af it-systemerne. Med det resultat, at produktiviteten falder, fordi it og organisation ikke længere passer sammen. Medarbejderne bliver frustrerede og stressede, fordi de forventes at udføre det samme arbejde som tidligere. En meget uheldig, men desværre ofte meget set situation, fordi digitaliseringen glemmes.

Agil systemudvikling

Fordelene ved små og gradvise (inkrementale) it-ændringer har givet sig udtryk i den stadig mere udbredte brug af agil systemudvikling.

Agil systemudvikling er opstået som en reaktion imod problemerne med den såkaldte "vandfalds-model", hvor systemudvikling gennemløb nogle skarpt adskilte faser (som analyse, design, udvikling, test og implementering) før den endelige idriftsættelse. I dette ofte langstrakte forløb var det vanskeligt at håndtere ændrede krav, som uvægerligt opstod undervejs, fra brugerne, fra omgivelserne og fra teknologien. Konsekvensen var ofte, at it-systemet måske nok levede op til de krav, som blev stillet ved starten, men ikke længere var gældende eller i hvert fald mangelfulde, når systemet blev taget i brug.

I agil systemudvikling er der fokus på korte, afsluttede udviklingsforløb - kaldet sprint i Scrum, en meget udbredt metode til agil systemudvikling - hvor brugernes højst prioriterede krav i den såkaldte Product Backlog hele tiden danner basis for det kommende sprint. Resultatet er stigende produktivitet i it-udviklingsprocessen og større brugertilfredshed.

Men står agil systemudvikling ikke i modsætning til en kundes / ledelses fokus på styring og plan? Ikke nødvendigvis.

Maaløe Consulting har i de seneste år medvirket i adskillige projekter, hvor agil systemudvikling er benyttet sammen med projektstyring baseret på PRINCE2. Med en hurtigere, bedre og mere bruger-fokuseret digitaliseringsgevinst som resultat.

Udvikling og drift

Mens der inden for it-systemudvikling i de senere år har været en stigende fokus på fordelene ved agile metoder, har der omvendt inden for it-drift været klar fokus på stabilitet og forudsigelighed, som regel udtrykt i en stram implementering af ITIL-processer i it-driftsorganisationerne. ITIL står for IT Infrastructure Library og har samme udspring som PRINCE2 og MSP. Det betyder, at it-udviklingsfolk og it-driftsfolk i stigende grad ikke forstår hinanden. Det er to forskellige verdener.

Konsekvensen er, at der ofte i projekter, som indebærer videreudvikling af et kørende it-system, er behov for en instans, der kan slå bro mellem it-udvikling og it-drift. En opgave, som Maaløe Consulting adskillige gange har udfyldt.

En anden konsekvens er en begyndende snak om indførelse af DevOps. "DevOps" er en sammentrækning af Development og Operations, dvs. udvikling og drift. DevOps indebærer en nedbrydning af organisatoriske siloer og en tættere integration af en virksomheds udviklings- og driftsorganisation. Formålet er hurtigere at bringe nye softwarefunktionaliteter i drift.

DevOps-ideen udspringer fra internet- og cloud-baserede virksomheder. Og den er helt klart ikke velegnet til transaktions-baserede backend-systemer, hvor der er stor fokus på stabilitet. Så det bliver spændende at se, i hvilket omfang DevOps vinder frem. Men ideen understreger udfordringen med at slå bro mellem udvikling og drift.

cattaDoc - Dokument- og projektstyring med åben kildekode

Med cattaDoc tager jeg min egen digitaliserings-medicin. Her er så mange som muligt af de administrative processer forbundet med at afvikle projekter og køre en lille konsulentvirksomhed indarbejdet. I hvert fald så mange, jeg har kunnet komme i tanker om og været i stand til at implementere.

cattaDoc er som udgangspunkt et digitalt dokumenthåndteringssystem med tilknyttede projekt- og programstyringsfaciliteter baseret på PRINCE2 og MSP. Der er tilføjet en række ekstramoduler til time- og kørselsregistrering, til automatiseret fakturadannelse og til integration med økonomisystem (e-conomics). Disse ekstramoduler er dog (endnu?) ikke lagt ud til almindelig download.

En ny release 5 af cattaDoc er under udarbejdelse og vil snart blive frigivet. cattaDoc 5 får et moderniseret layout, der bl.a. automatisk tilpasser sig forskellige skærmstørrelser og dermed fungerer bedre på f.eks. tablets som iPad.